المركز المعرفي
سياسة مشاركة البيانات
التعريفات
- البيانات: مجموعة من الحقائق في صورتها الأولية أو في صورة غير منظّمة مثل الأرقام أو الحروف أو الصور الثابتة أو الفيديو أو التسجيلات الصوتية أو الرموز التعبيرية.
- مقدم الطلب: أي جهة حكومية أو خاصة أو فرد يتقدم بطلب مشاركة البيانات.
- الجهة المصدر: هي الجهة الحكومية المعنية -وفقاً لاختصاصاتها النظامية- بوضع المعايير الفنية لحقل محدد أو مجموعة من حقول البيانات، ومعايير التحقق من صحتها والاحتفاظ بها.
- الجهة المفوضة: هي الجهة المفوضة بمشاركة البيانات بموجب تفويض من الجهة المصدِر وفقاً للإجراءات الموضحة في هذه السياسة، وذلك بعد اتخاذ الخطوات اللازمة لضمان حداثة البيانات.
- الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات: أي جهة حكومية يُقدَّم لها طلب مشاركة البيانات، سواءً أكانت الجهة المصدر أو الجهة المفوضة.
- أطراف عملية مشاركة البيانات: أي جهة تكون طرفاً في عملية مشاركة البيانات، وتشمل مقدم الطلب والجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات.
- اتفاقية مشاركة البيانات: اتفاقية قياسية موقعة بين طرفين -عند مشاركة البيانات من قبل الجهة الحكومية مع جهة خاصة أو فرد- تحدد أدوار ومسؤوليات أطراف عملية مشاركة البيانات وفقاً للأحكام والضوابط المحددة في هذه السياسة.
- نموذج ضوابط مشاركة البيانات: نموذج قياسي يتضمن الضوابط اللازمة للتعامل مع البيانات وتحديد الأدوار والمسؤوليات في حال كان أطراف عملية مشاركة البيانات جهات حكومية.
- الهيئة: الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي.
- المكتب: مكتب إدارة البيانات الوطنية.
- مكتب الجهة: مكتب إدارة البيانات في الجهة الحكومية.
- قناة التكامل الحكومية: قناة آمنة لمشاركة البيانات بين الجهات الحكومية بهدف تحقيق التكامل والترابط بين الجهات وتمكينها من أتمتة الخدمات الخاصة بها.
- سوق البيانات: منصة تهدف إلى أتمتة كافة عمليات مشاركة البيانات -وفقاً لأحكام هذه السياسة- بين الجهات الحكومية؛ حيث تتيح المنصة للجهات طلب الاشتراك في خدمات مشاركة البيانات (APIs) المنشورة في المنصة بصورة آلية أو طلب خدمات جديدة، ويعد سوق البيانات أحد منصات البيانات الموجودة لدى بنك البيانات الوطني.
- البيانات الوصفية: هي معلومات تفصيلية تصف البيانات وخصائص استخدامها سواء كانت بيانات أعمال أو بيانات تقنية أو بيانات تشغيلية.
أولاً: النطاق
- تنطبق أحكام هذه السياسة على بيانات الجهات الحكومية، وتنظم عملية مشاركتها مع مقدم الطلب أياً كان شكلها أو طبيعتها، ويشمل ذلك السجلات الورقية ورسائل البريد الإلكتروني والبيانات المخزنة على الوسائط الإلكترونية أو أشرطة الصوت أو الفيديو أو الخرائط أو الصور الفوتوغرافية أو المخطوطات أو الوثائق المكتوبة بخط اليد، أو أي شكل آخر من أشكال البيانات المسجلة.
- تستثنى من نطاق تطبيق أحكام هذه السياسة عمليات مشاركة البيانات في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية وكان الطلب لأغراض أمنية أو لاستيفاء متطلبات قضائية، أو تنفيذاً لاتفاقية دولية تكون المملكة طرفاً فيها.
- يستثنى من نطاق تطبيق أحكام هذه السياسة في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية وكان طلب مشاركة البيانات لغرض ممارسة مهام رقابية أو متابعة أداء الجهات الحكومية وفقاً لأنظمتها أو تنظيماتها، على أن يتم الالتزام بما يأتي:
أ-توثيق طلب مشاركة البيانات في سجل خاص بذلك من قبل مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات.
ب-أن يكون مقدم الطلب مسؤولا عن طلب البيانات بالحد الأدنى اللازم لتحقيق الغرض من جمعها والمحافظة عليها بما لا يخل بالأحكام النظامية أو المتطلبات التنظيمية الأخرى ذوات العلاقة.
ج-أن تكون مشاركة البيانات بصورة آلية من خلال قناة التكامل الحكومية أو أي وسيلة آلية آمنة، وإن تعذر ذلك وكانت وسيلة المشاركة غير آلية فتتم مشاركة البيانات من خلال وسيلة آمنة وموثوقة، وفقاً لما يصدر من الجهات المختصة.
د-إتلاف البيانات التي تمت مشاركتها بعد انتهاء الغرض من الحصول عليها، مع مراعاة الأحكام النظامية والمتطلبات التنظيمية ذوات العلاقة.
ثانياً: المبادئ الرئيسية لمشاركة البيانات
المبدأ الأول: تعزيز ثقافة المشاركة
على كل جهة مصدر مشاركة البيانات التي تصدرها وفقاً لأحكام هذه السياسة وذلك لتعزيز الاستفادة من هذه البيانات وتحقيق التكامل بين الجهات الحكومية.
المبدأ الثاني: مبدأ المرّة الواحدة
قيام الجهات الحكومية بجمع البيانات -في سياق ممارسة اختصاصاتها المقررة نظاماً- لمرّة واحدة مع إمكانية مشاركتها وإعادة استخدامها بما لا يتعارض مع الأنظمة ذات العلاقة؛ وذلك للحد من ازدواجيتها وتعارضها وتعدد مصادرها وضمان تكاملها وحداثتها وجودتها.
المبدأ الثالث: مشروعية الغرض
تتم مشاركة البيانات لأغراض مشروعة مبنية على أساس نظامي أو احتياج عملي مبرر دون إلحاق أي ضرر بالمصالح الوطنية، أو أنشطة الجهات أو خصوصية الأفراد أو سلامة البيئة، وحصر استخدامها من قبل مقدم الطلب للأغراض المحددة في طلب مشاركة البيانات.
المبدأ الرابع: الاطلاع المصرّح به
أن يكون لدى جميع أطراف عملية مشاركة البيانات صلاحية الاطلاع على هذه البيانات والحصول عليها واستخدامها وذلك من خلال تحديد المخولين بالاطلاع على هذه البيانات بعد القيام بالإجراءات اللازمة للتأكد من موثوقيتهم (إن تطلب الأمر ذلك، حسب طبيعة ومستوى تصنيفها ودرجة حساسيتها وفقاً لسياسة تصنيف البيانات).
المبدأ الخامس: الشفافية
تتم إتاحة جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بطلب مشاركة البيانات لجميع أطراف عملية مشاركة البيانات، وذلك من خلال إيضاح البيانات المطلوبة ومستويات تصنيفها -بحسب ما تنص عليه سياسة تصنيف البيانات- والغرض من طلبها، وطرق حفظها، والضوابط المستخدمة لحمايتها وآلية إتلافها.
المبدأ السادس: المسؤولية المشتركة
أن يكون جميع أطراف عملية مشاركة البيانات مسؤولين مسؤولية مشتركة عن قرارات مشاركة البيانات، وفقاً للأدوار والمسؤوليات في اتفاقية مشاركة البيانات أو الضوابط المناسبة - بحسب الأحوال- لضمان معالجتها وفقاً للأغراض المحددة.
المبدأ السابع: أمن البيانات
أن يقوم جميع أطراف عملية مشاركة البيانات بتطبيق الضوابط الأمنية المناسبة لحماية البيانات ومشاركتها في بيئة آمنة وموثوقة وفقاً للمتطلبات التنظيمية ذوات العلاقة، ووفقاً لما يصدر من الهيئة الوطنية للأمن السيبراني.
المبدأ الثامن: الاستخدام الأخلاقي
أن يقوم جميع أطراف عملية مشاركة البيانات -إضافة إلى الالتزام بالمتطلبات التنظيمية ذوات العلاقة- بتطبيق الممارسات الأخلاقية لضمان استخدام البيانات في إطار من المسؤولية والعدالة والنزاهة والأمانة.
ثالثاً: القواعد العامة لمشاركة البيانات
مع مراعاة الخطوات اللازمة لإجراء عملية مشاركة البيانات الموضحة في البند (سادساً)، تتمثل القواعد العامة التي يجب على الجهات اتباعها عند مشاركة البيانات فيما يأتي:
- في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية، وكانت البيانات مطلوبة بصورة آلية تتم عملية مشاركة البيانات باستخدام قناة التكامل الحكومية.
- في حال كانت مشاركة البيانات بين الجهات الحكومية بصورة آلية وتعذر استخدام قناة التكامل الحكومية أو كانت هناك أسباب مبررة لدى أطراف عملية مشاركة البيانات، فتقترح الأطراف وسيلة مشاركة آمنة ومناسبة ويتم أخذ موافقة المكتب عليها.
- في حال تعذر استخدام أي من الوسائل المشار إليها في الفقرة (1) والفقرة (2) وكانت البيانات مطلوبة من خلال وسيلة غير آلية، يجب على أطراف عملية مشاركة البيانات القيام بمشاركة البيانات من خلال وسيلة آمنة وموثوقة، وفقاً لما يصدر من الجهات المختصة.
- يكون سوق البيانات الوسيلة المعتمدة لطلبات مشاركة البيانات بين الجهات الحكومية، وللجهات الحكومية -في حال عدم إمكانية الحصول على البيانات من خلال سوق البيانات- تقديم الطلب إلى مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات لنشر البيانات المطلوبة على قناة التكامل الحكومية وفقاً للآلية التي يحددها المكتب.
- في حال كان مقدم الطلب جهة غير حكومية يتم تقديم طلب مشاركة البيانات إلى مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات وفقاً للآلية التي يحددها المكتب.
- يتم إرفاق البيانات الوصفية عند مشاركة البيانات، على أن يتم إيضاح مستويات تصنيف البيانات المطلوبة.
- في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية يتم تطبيق ضوابط مشاركة البيانات وفقاً لنموذج يتم إعداده من المكتب.
- في حال كانت البيانات المطلوبة بيانات لأغراض تشغيلية ولم تكن الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات هي الجهة المصدر أو جهة مفوضة ولم يتضمن الطلب موافقة الجهة المصدر، تقوم الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات بإشعار مقدم الطلب خلال (5) أيام عمل من تاريخ استلام الطلب بالحصول على موافقة الجهة المصدر، وعلى الجهة المصدر الرد على الطلب بالموافقة أو الرفض كلياً أو جزئياً على أن يكون الرفض مسبباً وذلك خلال مدة لا تزيد عن (10) أيام عمل من تاريخ طلب الموافقة.
- في حال عدم رد الجهة المصدر خلال المدة المحددة في الفقرة (8) من هذا البند فيعد ذلك رفضاً للطلب، ويمكن لمقدم الطلب -بحسب الأحوال المشار لها في الفقرة (8) من هذا البند- الرفع للمكتب للنظر فيه وفق ما نصت عليه الفقرة (3) من البند (ثامناً) من هذه السياسة.
- يمكن للجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات القيام بمشاركة البيانات دون الحصول على موافقة الجهة المصدر في حال وجود تفويض بذلك، وفقاً لما ورد في البند (رابعاً).
- على أطراف عملية المشاركة الالتزام بالأحكام المنظمة للمنافسة عند القيام بعملية مشاركة البيانات، وعدم الاتفاق على ما من شأنه الإخلال بالأحكام النظامية ذات الصلة.
- مع مراعاة ما نصت عليه الفقرة (6) من البند (سادساً)، يتم توقيع اتفاقية مشاركة البيانات من قبل المسؤول الأول أو من يفوضه لدى الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات في حال كانت البيانات المطلوبة مصنفة على مستوى سري أو سري للغاية، ويتم توقيعها من قبل مدير مكتب إدارة البيانات لدى الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات عند مشاركة البيانات المصنفة على مستوى مقيد.
- في حال كانت البيانات المطلوبة مشاركتها لأغراض تحليلية، فيتم طلب البيانات من بنك البيانات الوطني بعد الحصول على موافقة الجهة المصدر، وفي حال تعذر ذلك فيتم الحصول عليها من الجهة المصدر مع مراعاة الأحكام الواردة في الفقرة (1) و (2) و (3) من هذا البند.
رابعاً: طلب التفويض بمشاركة البيانات
- يمكن للجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات القيام بعملية مشاركة البيانات بناءً على تفويض من الجهة المصدر، على أن يتضمن التفويض الآتي:
أ-مدة التفويض وآلية التمديد.
ب-نوع البيانات ومستوى تصنيفها.
ج-وسيلة المشاركة مع مراعاة الأحكام المنصوص عليها في البند (ثالثاً).
د-المسؤوليات والأدوار لضمان أمن وحماية البيانات عند مشاركتها مع مقدم الطلب.
ه-آلية تسوية الخلافات الناشئة عن التفويض.
و-أي بنود أخرى ترى الجهة المفوضة للبيانات (مُصدِرة التفويض) إضافتها في التفويض. - يجوز للجهة المفوضة للبيانات (مُصدِرة التفويض) متابعة التزام الجهة المُفوَّضَة بالمتطلبات الواردة في التفويض وطلب سجلات طلبات المشاركة والبيانات التي تمت مشاركتها.
- على الجهة المفوضة اتخاذ الخطوات اللازمة لضمان حداثة البيانات قبل القيام بعملية مشاركة البيانات.
خامساً: آلية تحديد ضوابط مشاركة البيانات
يجب على جميع أطراف عملية مشاركة البيانات تحديد الضوابط اللازمة لإدارة البيانات -التي سيتم مشاركتها- وحمايتها بشكل مناسب، على النحو الآتي:
- الأساس النظامي:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ الأول: تعزيز ثقافة المشاركة، المبدأ الثاني: مبدأ المرة الواحدة، المبدأ الثالث: مشروعية الغرض، المبدأ السادس: المسؤولية المشتركة، المبدأ الثامن: الاستخدام الأخلاقي).
أ-أن يتم إيضاح الأساس النظامي أو الاحتياج العملي المبرر لمشاركة البيانات، ومنها على سبيل المثال تنظيم الجهة أو الأوامر والقرارات ذوات الصلة التي تسمح للجهة بالحصول على البيانات.
ب-أن تتم المحافظة على سرية البيانات وفقاً لمستوى تصنيفها وخصوصية أصحاب البيانات الشخصية وحماية حقوق الملكية الفكرية. - التفويض:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ الرابع: الاطلاع المصرح به، المبدأ السابع: أمن البيانات).
أ-تحديد المخولين بطلب البيانات وتلقيها لدى أطراف عملية المشاركة وفقاً لضوابط الاستخدام والوصول إلى البيانات الموضحة في سياسة تصنيف البيانات، على أن يتم تعيين أو تفويض الشخص المناسب –حسب المؤهلات والتدريب المطلوب– لضمان التعامل مع البيانات بشكل مسؤول.
ب-يتم منح الصلاحيات بناءً على مبدأ الحاجة إلى المعرفة ومبدأ الحد الأدنى من الامتيازات بحسب ما هو منصوص عليه في سياسة تصنيف البيانات عند التعامل مع البيانات التي تمت مُشاركتها. - نوع البيانات:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ الأول: تعزيز ثقافة المشاركة، المبدأ الثاني: مبدأ المرة الواحدة، المبدأ الثالث: مشروعية الغرض، المبدأ الخامس: الشفافية)
أ-أن يتم تحديد الحد الأدنى من البيانات المطلوبة لتحقيق الأغراض المحددة.
ب-أن يتم تحديد البيانات المطلوبة وصيغتها والمتطلبات المتعلقة بتعديلها أو تغييرها (مثل صيغة البيانات، دقة البيانات، مستوى التفاصيل، هيكلة البيانات، نوع البيانات).
ج-أن يتم تحديد آلية يتفق عليها أطراف عملية المشاركة لتحديث البيانات التي تمت مُشاركتها مسبقاً في حال الحاجة إلى ذلك. - المعالجة المسبقة للبيانات:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ الثاني: مبدأ المرة الواحدة، المبدأ السابع: أمن البيانات)
أ- أن يتم تحديد ما إذا كان هناك حاجة إلى معالجة البيانات قبل مشاركتها، وفي حال الحاجة إلى ذلك يتم الاتفاق على أساليب المعالجة المطلوبة - على سبيل المثال: الحجب وإخفاء الهوية والتجميع (على ألا تتم معالجة البيانات بشكل يغير المحتوى).
ب-أن يتم تقييم جودة البيانات المطلوبة وصحتها وسلامتها وتحديد ما إذا كانت تتطلب إجراء تحسين قبل مشاركتها. - وسائل مشاركة البيانات:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ السابع: أمن البيانات).
أ-أن يتم التحقق من أمن وموثوقية قنوات مشاركة البيانات في حال عدم إمكانية استخدام الوسائل المنصوص عليها في الفقرة (1) من البند (ثالثاً) للتقليل من المخاطر المحتملة، وفقاً للمتطلبات التنظيمية الصادرة عن الجهات ذوات الاختصاص.
ب-أن يتم الاتفاق على مدد الاحتفاظ وآلية إتلاف البيانات محل طلب مشاركة البيانات عند تحقيق الغرض من الحصول عليها مع مراعاة المتطلبات التنظيمية ذوات العلاقة. - استخدام البيانات والمحافظة عليها:
المبادئ ذات العلاقة: المبدأ الثالث: مشروعية الغرض، المبدأ الخامس: الشفافية، المبدأ السابع: أمن البيانات، المبدأ الثامن: الاستخدام الأخلاقي)
أ-أن يتم تحديد متطلبات حماية البيانات التي ستتم مشاركتها، وتطبيق الضوابط المحددة لحمايتها بعد مشاركتها وفقاً لمستوى تصنيفها.
ب-أن يتم فرض قيود مناسبة على الاستخدام أو المعالجة المسموح بها للبيانات (إن وُجدت)، مثل قيود خاصة بالمعالجة، أو قيود مكانية أو زمانية، أو حقوق حصرية أو تجارية.
ج-أن يتم تحديد حقوق الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات في عملية مشاركة البيانات بإجراء عمليات التدقيق والمراجعة، بالإضافة حقوقه اتجاه أي طرف ثالث مستفيد من البيانات.
د-أن يتم الاتفاق على إجراءات تسوية النزاعات.
ه-أن يتم تحديد ما إذا كان هناك طرف ثالث للاستفادة من البيانات بعد مشاركتها والاتفاق على الآلية المنظمة لذلك. - مدة مشاركة البيانات وعدد مرات المشاركة وإلغاء المشاركة:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ الثالث: مشروعية الغرض، المبدأ السابع: أمن البيانات).
أ-أن يتم تحديد مدة مشاركة البيانات والموعد النهائي للوصول إلى البيانات أو تخزينها.
ب-أن يتم تحديد عدد مرات مشاركة البيانات، والمتطلبات اللازمة للمراجعة، وإجراء التعديلات، والإجراءات التي سيتم اتخاذها عند انتهاء الاتفاقية (مثل إخفاء هوية أصحاب البيانات أو إلغاء الوصول إلى البيانات أو إتلافها).
ج-أن يتم تحديد الأطراف الذين يحق لهم إنهاء مشاركة البيانات قبل التاريخ المتفق عليه، والمستند النظامي، وفترة الإشعار المسموح بها. - أحكام المسؤولية:
(المبادئ ذات العلاقة: المبدأ السادس: المسؤولية المشتركة)
أ- أن يتم الاتفاق على تحديد المسؤوليات في حال عدم الالتزام ببنود الاتفاقية، وغيرها من الالتزامات بين أطراف عملية مشاركة البيانات.
ب-أن يتم تحديد القواعد المتعلقة بأحكام المسؤولية والتعويض عند مشاركة بيانات خاطئة أو غير دقيقة، أو عند وجود مشاكل فنية أثناء عملية نقل البيانات، أو فقدان البيانات بشكل غير مقصود أو غير نظامي مما قد يتسبب في أضرار أخرى.
سادساً: الخطوات اللازمة لإجراء عملية مشاركة البيانات
تتم معالجة طلبات مشاركة البيانات بحسب التسلسل الآتي:
- مع مراعاة ما نصت عليه الفقرة رقم (4) و(5) من البند (ثالثاً)، يقوم مقدّم الطلب بإرسال طلب مشاركة البيانات إلى مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات، على أن يتم إرسال الطلب عن طريق مكتب الجهة في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية.
- قيام الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات بالتحقق من مستوى تصنيف البيانات المطلوبة، وفي حال عدم تحديد مستوى التصنيف، يجب على مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات تصنيف البيانات المطلوبة وفقاً لسياسة تصنيف البيانات.
- قيام مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات بتقييم الطلب وفقاً لما يلي:
أ-وجود غرض مشروع من مشاركة البيانات مبني على أساس نظامي أو احتياج عملي مبرر.
ب-اقتصار البيانات المطلوبة وفق الحد الأدنى اللازم لتحقيق الغرض من طلب المشاركة.
ج-موافقة الجهة المصدر في حال كان طلب مشاركة البيانات مقدماً إلى جهة غير الجهة المصدر أو الجهة المفوضة. - لمكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات حال عدم استيفاء الطلب للمتطلبات المنصوص عليها في الفقرة (3) من هذا البند أن يرفض الطلب مع إيضاح مسببات الرفض وإتاحة الفرصة لمقدم الطلب لاستكمال المتطلبات وفقاً للفقرة (2) من الإطار الزمني لعملية مشاركة البيانات الواردة في البند (سابعاً).
- عند استيفاء جميع متطلبات المشاركة يتم تحديد الضوابط المناسبة وفقاً للبند (خامساً) وذلك لضمان الالتزام بمبادئ مشاركة البيانات وتحقيق الأهداف المحددة لكل منها.
- يتم توقيع اتفاقية مشاركة البيانات في حال كان مقدم الطلب جهة غير حكومية، ويتم استيفاء الضوابط المشار إليها في الفقرة (2) من البند (ثامناً) في حال كان مقدم الطلب جهة حكومية.
- عند استيفاء ما ورد في الفقرة (6) من هذا البند، تتم مشاركة البيانات المطلوبة مع مقدم الطلب وفقاً للمدد الزمنية المحددة في البند (سابعاً).
- لا تنطبق الأحكام الواردة في الفقرة (3) و (6) من هذا البند في حال كانت البيانات التي سيتم مشاركتها بيانات مصنفة على مستوى عام.
سابعاً: الإطار الزمني لعملية مشاركة البيانات
- يقوم مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات بتقييم الطلب خلال فترة زمنية لا تتجاوز (10) أيام عمل من تاريخ استلام الطلب، وإشعار مقدم الطلب بالقرار على أن يكون القرار مكتوباً ومسبّباً.
- في حال رفض طلب المشاركة، فيحق لمقدم الطلب استكمال المتطلبات وإعادة تقديم الطلب، وعلى مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات إعادة تقييم الطلب وإصدار قرارها خلال فترة زمنية لا تتجاوز (5) أيام عمل من تاريخ استلامه.
- بعد الموافقة على عملية مشاركة البيانات، يقوم مكتب الجهة باستكمال ما نصت عليه الفقرة (6) من البند (سادساً)؛ وذلك خلال (5) أيام عمل من تاريخ الموافقة، على أن تتم مشاركة البيانات المطلوبة مع مقدم الطلب خلال (10) أيام عمل من تاريخ الانتهاء من الإجراءات المنصوص عليها في الفقرة (6) من البند (سادساً).
- في حال كانت معالجة الطلب المقدم تتطلب جهداً غير عادي من الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات أو كانت طبيعة الطلب تقتضي مدداً أطول من المنصوص عليه في هذه السياسة، فيكون للجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات تحديد مدد إضافية وإشعار مقدم الطلب بهذه المدة مع بيان السبب.
- في حال عدم رد الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات خلال المدة المحددة المنصوص عليها في الفقرة رقم (1) من هذا البند، فيحق لمقدم الطلب تقديم إشعار خطي أو إلكتروني إلى مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات، وعلى مكتب الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات متابعة حالة الطلب ثم إشعار مقدم الطلب بمسببات التأخر بالرد وذلك خلال فترة زمنية لا تتجاوز (5) أيام عمل، وفي حال عدم رد الجهة المطلوبة منها مشاركة البيانات خلال هذه المدة فيكون لمقدم الطلب تقديم الإشعار إلى المكتب للنظر فيه وفق ما نصت عليه الفقرة (3) من البند (ثامناً) من هذه السياسة.
ثامناً: الأدوار والمسؤوليات
- يلتزم أطراف عملية مشاركة البيانات بأمن وحماية البيانات واستخدامها وفقاً للأغراض المحددة، بحسب ما نص عليه المبدأ (السابع) من هذه السياسة، ويحق لمكتب الجهة التي قامت بمشاركة البيانات مراجعة مدى الالتزام بشكل دوري وفقاً للآليات التي يصدرها المكتب.
- يقوم المكتب بإعداد نماذج قياسية لكل من:
أ-طلب مشاركة البيانات
ب-اتفاقية مشاركة البيانات.
ج-الضوابط المشار إليها في الفقرة (7) من البند (ثالثاً).
د-نموذج التفويض. - في حال وجود خلاف بين أطراف عملية مشاركة البيانات يتعلق بتنفيذ أحكام السياسة، يتم اللجوء للمكتب لطلب بيان الرأي النظامي وفقاً للآلية التي يحددها المكتب.
- وفي حال لم تتم معالجة الخلاف وفقاً للفقرة (3) من هذا البند، يقوم المكتب باستكمال الإجراءات النظامية.
- تلتزم أطراف عملية المشاركة بالمتطلبات النظامية والمتطلبات الأخرى ذوات الصلة المتعلقة بالإشعار عن حوادث تسرب البيانات.
- في حال تضمن الطلب مشاركة بيانات شخصية فيتم مراعاة أحكام نظام حماية البيانات الشخصية ولوائحه التنفيذية وأحوال الإفصاح الواردة في النظام.
- على الجهات الحكومية الاحتفاظ بسجلات خاصة بطلبات مشاركة البيانات والوثائق المرتبطة بها ولمدة خمس سنوات من انتهاء طلب المشاركة.
- يجب على مكتب الجهة إعداد ونشر سياسة لمشاركة البيانات الخاصة بها وفقاً لهذه السياسة.
- على الجهات الحكومية نشر بيانات التواصل المعتمدة لمكتب الجهة (على سبيل المثال: البريد الإلكتروني الخاص بمكتب إدارة البيانات في الجهة) وذلك لتمكين تقديم طلبات المشاركة من خلالها.
- على الجهات الحكومية اتخاذ الوسائل الفنية والإدارية والتنظيمية اللازمة لضمان سرعة الاستجابة لطلبات مشاركة البيانات للالتزام بالإطار الزمني الموضح في البند (سابعاً)، على سبيل المثال إعداد أدلة إجرائية داخلية للاستجابة لطلبات مشاركة البيانات واتفاقيات مستوى الخدمة، ومصفوفة الصلاحيات داخل الجهة.
- يقوم المكتب بمتابعة الالتزام بأحكام هذه السياسة، وللمكتب الاستعانة بأي جهة خارجية لمتابعة الالتزام وفق الآلية التي يحددها المكتب.